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3.5  具備時(shí)間管理的觀念

3.5.1 時(shí)間管理矩陣的定義

時(shí)間管理理論：把時(shí)間按照緊迫性和重要性分成ABCD四類(lèi)，形成時(shí)間管理的優(yōu)先矩陣。（如圖）

圖3-X 時(shí)間管理優(yōu)先矩陣

時(shí)間管理矩陣重要性：與目標(biāo)有關(guān)的活動(dòng)，凡是有價(jià)值的有利于組織和個(gè)人目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的就是中要的事。時(shí)間管理矩陣緊急性：是指必須立即處理的事，急迫之事通常都顯而易見(jiàn)，拖延不得；也可能較討好、有趣卻不一定很重要。

A類(lèi)事件緊急又重要，如：有限期的計(jì)劃、管理危機(jī)、安全事故、客戶(hù)投訴等；B類(lèi)事件不緊急但很重要，如：公司戰(zhàn)略形成、建立新型的人際關(guān)系、企業(yè)人才培養(yǎng)、學(xué)習(xí)新技能、保持身體健康等；C類(lèi)事件不重要但很緊急，如：接待不速之客、接電話(huà)、出席一些會(huì)議、寫(xiě)一些報(bào)告等；D類(lèi)事件既不緊急又不重要，如看報(bào)紙、看電視連續(xù)劇、閑聊等。

不同類(lèi)的事情要如何去安排，如何加以調(diào)整和運(yùn)用？這些事情讓你去做一個(gè)什么樣的人，有四種可以參考：一種認(rèn)為每樣事情都很重要，很緊迫，這是壓力人（A類(lèi)）的體現(xiàn)；一種認(rèn)為應(yīng)該有條不紊、有條有理的完成工作，做一個(gè)從容不迫的人（B類(lèi)）；一種認(rèn)為千萬(wàn)不要去做那種很緊急、但不重要的事情的人，是一個(gè)沒(méi)有用的人(C類(lèi))；最后一種，你總在應(yīng)付一些雜事，但這些事情又不重要又不緊急，稱(chēng)為賴(lài)人（D類(lèi)）。注重哪一類(lèi)事務(wù)，你可能就會(huì)稱(chēng)為哪一類(lèi)人。

但現(xiàn)實(shí)生活中，我們一般不可能是ABCD類(lèi)中的一種，事實(shí)上是錯(cuò)綜復(fù)雜的，可能對(duì)于ABCD類(lèi)的事件的時(shí)間分配存在差異而已，具統(tǒng)計(jì)普通人和高效能人士對(duì)事件的時(shí)間安排如下：

圖3-X 普通人與高效能人士的時(shí)間安排

圖3-X按照80/20原則普通人時(shí)間管理柏拉圖

圖3-X按照80/20原則高效能人士時(shí)間管理柏拉圖

所以，人生失敗與成功，從長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度看就是你的視野和高度，如果你總是做緊急但不重要的事情，我們就會(huì)碌碌而為，其實(shí)也是我們眾生的體現(xiàn)，當(dāng)然包含我自己；而對(duì)于有長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃的人生或者事件，我們把主要精力放在上面，就會(huì)成就不一樣的人生和一件重大事件的成功。

3.5.2 GTD時(shí)間管理

GTD （ Getting Things Done），翻譯過(guò)來(lái)就是“把事情做完”，是一個(gè)管理時(shí)間的方法。這個(gè)工具在時(shí)間管理的領(lǐng)域擁有極高的影響力，可以說(shuō)是一個(gè)一整套方法工具的集合，屬于時(shí)間管理的高級(jí)工具。其包含五個(gè)階段：

2  收集階段：填充工作籃

收集階段就是要幫助你把所有的工作量全部列出來(lái)，同時(shí)讓你清楚“隧道的終點(diǎn)”在哪里。

2  處理階段：清空工作籃

清空工作籃并不是要去全部把事情做完，而是去確定每一項(xiàng)工作的內(nèi)容和實(shí)質(zhì)，就是給每個(gè)任務(wù)打上標(biāo)簽，并判斷出下一步的具體措施，我們要判斷出哪些任務(wù)需要馬上去做？哪些任務(wù)需要延后處理？哪些任務(wù)需要委托別人？只有對(duì)所有的任務(wù)打上標(biāo)簽，才能有條不紊的去處理。

2  管理階段：建立好清單

在處理階段，我們對(duì)各個(gè)任務(wù)進(jìn)行了判定，也就是打了標(biāo)簽，下面要對(duì)各種任務(wù)放入不同的清單系統(tǒng)里。一般有四種清單：愿望清單、等待清單、項(xiàng)目清單、執(zhí)行清單。

2  檢查階段：回過(guò)頭看看

檢查階段非常重要，回過(guò)頭看看，哪些任務(wù)完成了？哪些任務(wù)遇到困難了？任務(wù)進(jìn)行到什么程度了？哪些任務(wù)需要調(diào)整？檢查可以?xún)?yōu)化我們的時(shí)間管理系統(tǒng)，進(jìn)而提升工作效率。

2  行動(dòng)階段：選最佳方案

執(zhí)行就是按照行動(dòng)清單和日歷進(jìn)行任務(wù)的處理，通常需要考慮：環(huán)境、時(shí)間、精力及重要性。

圖3-X   GTD時(shí)間管理方法

3.5.2 番茄工作法的掌握

前面講述了時(shí)間矩陣優(yōu)先安排，是對(duì)于我們對(duì)事件重要程度的看法和如何分配時(shí)間進(jìn)行處理相應(yīng)的事情。下面介紹如何管理時(shí)間，在有效的時(shí)間內(nèi)有效率的進(jìn)行工作，方法有多種，可能因人而已，番茄工作法就是其中一種簡(jiǎn)單易行的時(shí)間管理方法。

2  番茄工作法的定義

番茄工作法，簡(jiǎn)單地說(shuō)，就是把工作時(shí)間劃分為多個(gè)番茄時(shí)間。一個(gè)番茄時(shí)間包含兩個(gè)部分：25分鐘的工作學(xué)習(xí)和5分鐘的休息。工作學(xué)習(xí)時(shí)間專(zhuān)注于工作學(xué)習(xí)，中途不允許做任何與該任務(wù)無(wú)關(guān)的事情，直到該25分鐘結(jié)束，然后短暫休息5分鐘。

2  3.2 番茄工作法的實(shí)施步驟

實(shí)施番茄工作法的規(guī)則和具體步驟如下：

STEP1：每天開(kāi)始的時(shí)候規(guī)劃今天要完成的幾項(xiàng)任務(wù)，將任務(wù)逐項(xiàng)寫(xiě)在列表里（或記在軟件的清單里）

STEP2：設(shè)定你的番茄鐘（定時(shí)器、軟件、鬧鐘等），時(shí)間是25分鐘。

STEP3：開(kāi)始完成第一項(xiàng)任務(wù)，直到番茄鐘響鈴或提醒（25分鐘到）。

STEP4：停止工作，并在列表里該項(xiàng)任務(wù)后畫(huà)個(gè)X。

STEP5：休息3~5分鐘，活動(dòng)、喝水、方便等等。

STEP6：開(kāi)始下一個(gè)番茄鐘，繼續(xù)該任務(wù)。一直循環(huán)下去，直到完成該任務(wù)，并在列表里將該任務(wù)劃掉。

每四個(gè)番茄鐘后，休息25分鐘。在某個(gè)番茄鐘的過(guò)程里，如果突然想起要做什么事情，那么：a）非得馬上做不可的話(huà)，停止這個(gè)番茄鐘并宣告它作廢（哪怕還剩5分鐘就結(jié)束了），去完成這件事情，之后再重新開(kāi)始同一個(gè)番茄鐘；b）不是必須馬上去做的話(huà)，在列表里該項(xiàng)任務(wù)后面標(biāo)記一個(gè)逗號(hào)（表示打擾），并將這件事記在另一個(gè)列表里（比如叫“計(jì)劃外事件”），然后接著完成這個(gè)番茄鐘。